एम् एस – एक्सेस “आर. डी. बी. एम्. एस. (RDBMS) सॉफ्टवेयर पैकेज है, यानि “रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम|
इसका तात्पर्य है कि एम् एस – एक्सेस में संगृहीत डाटा – रिलेशनल डेटाबेस के रूप में रहता है, सरल शब्दों में कहें तो डाटा टेबल के रूप में स्टोर रहता है और टेबल में डाटा पंक्ति(row) और स्तंभ(column) के प्रयोग से स्टोर किया जाता है|
किसी भी प्रकार के डेटाबेस में संगृहीत हर रिकॉर्ड के लिए “कुंजी फील्ड” (key field) होता है, इसे प्राथमिक कुंजी भी कहा जाता है|
यह फ़ील्ड हर रिकॉर्ड की विशिष्ट पहचान के लिए आवश्यक है|
उदाहरण के लिए – एक ही कक्षा में पढने वाले दो विद्यार्थियों के नाम एक हो सकते है, लेकिन उनके रोल नंबर एक समान नहीं हो सकते| यहाँ रोल नंबर को कुंजी फील्ड के रूप में प्रयोग किया जायेगा|